Série EXS - Secrétariat exécutif

Zone d'identification

Cote

EXS

Titre

Secrétariat exécutif

Date(s)

  • 1971 - 2003 (Production)

Niveau de description

Série

Étendue matérielle et support

Zone du contexte

Nom du producteur

(1971-2003)

Histoire administrative

Créée le 1er janvier 1971, la série EXS contient les mémorandums établis par le secrétaire exécutif(1).Le secrétaire exécutif, sous la direction du secrétaire général et du secrétaire général délégué, dirigeait le Bureau du secrétaire général et coordonnait les activités au sens large du Secrétariat international. Investi du rôle de secrétaire du Conseil, il était responsible devant le secrétaire général de la planification des travaux de cette instance et devait veiller à ce qu'il soit donné suite aux décisions prises en son sein. Le secrétaire exécutif était en outre chargé de superviser le travail des secrétaires des comités du Conseil. Pour les aspects du travail de l'Organisation ne relevant pas directement de la responsabilité d'un secrétaire général adjoint, il entretenait, au niveau approprié, des contacts avec les délégations ainsi qu'avec le Bureau de liaison du Groupe permanent.En 1956, une réorganisation du Secrétariat exécutif a conduit au transfert des responsabilités relatives à la gestion du personnel, aux services des conférences et au recrutement, qui ont été confiées au titulaire du nouveau poste de directeur de l'administration. De 1957 à 1967, le Secrétariat exécutif s'est vu confier la supervision des plans civils d'urgence et, de 1966 à 1970, il a également été chargé des communications et de la gestion des crises.Le poste de secrétaire exécutif a disparu suite à la restructuration du Secrétariat international intervenue 2003 et à la création du Secrétariat du Conseil au sein de la Division Gestion exécutive nouvellement établie(2). Secrétaires exécutifs de 1971 à 2003 : M. Kurt W. Andreae (1970­1973), M. George E. Sekeris (1973­1978), M. Tugay Ozceri (1979­1988), M. Christopher Prebensen (1988-1993) et M. Leo Verbruggen (1993-­2003).

Histoire archivistique

Source immédiate d'acquisition ou de transfert

Zone du contenu et de la structure

Portée et contenu

Cette série, qui se compose des mémorandums adressés aux secrétaires de délégation rend compte des questions examinées au sein du Conseil, des questions administratives, notamment la nomination des représentants permanents et des hauts responsables de l'Organisation, ainsi que des dispositions administratives pour les réunions ministérielles. Les mémorandums servent aussi de note de couverture pour la transmission de rapports ou de lettres émanant d'autres organes politiques ou militaires ou encore d'une délégation.

Évaluation, élimination et calendrier de conservation

Accroissements

Mode de classement

Les documents de la série chronologique EXS, créés par le Secrétariat exécutif, sont classés par année et par numéro. Comme seuls les documents transmis aux pays membres de l'OTAN peuvent faire l'objet d'une proposition de déclassification et de mise en lecture publique, la série est discontinue.

Zone des conditions d'accès et d'utilisation

Conditions d’accès

Les informations OTAN mises en lecture publique sont accessibles pour des travaux de recherche et d'enseignement. Toute utilisation de ces informations à des fins commerciales nécessite l'autorisation écrite de l'Organisation. Il faut faire état de l'accord des Archives de l'OTAN pour toute utilisation de documents à des fins de publication. Les instructions quant à la manière de bien donner les références des informations OTAN mises en lecture publique peuvent être trouvées sur le site web des Archives de l'OTAN (http://www.nato.int/archives).

Conditions de reproduction

Langue des documents

Écriture des documents

Notes de langue et graphie

Les documents de cette série chronologique ont été diffusés dans les deux langues officielles de l'OTAN (anglais et français).

Caractéristiques matérielle et contraintes techniques

Instruments de recherche

Zone des sources complémentaires

Existence et lieu de conservation des originaux

Existence et lieu de conservation des copies

Unités de description associées

Descriptions associées

Zone des notes

Note

(1) De 1952 à 1970, la série été diffusée sous la référence RDC, qui correspond aux initiales de Lord Coleridge et, en 1970, sous la référence KWA, qui correspond aux initiales de M. K. Andreae.
(2) Même si la description de cette série porte sur une période allant jusqu'à 2003, année de la disparition de cette série, les documents ne sont, pour le moment, mis en lecture publique que jusqu`à l'année 1974.

Identifiant(s) alternatif(s)

Mots-clés

Mots-clés - Sujets

Mots-clés - Lieux

Mots-clés - Noms

Mots-clés - Genre

Zone du contrôle de la description

Identifiant de la description

Identifiant du service d'archives

NAO

Règles et/ou conventions utilisées

Statut

Niveau de détail

Dates de production, de révision, de suppression

Langue(s)

Écriture(s)

Sources

Zone des entrées