Sous-fonds PDD - Division Diplomatie publique / Service d'information / Bureau de l'information et de la presse

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Zone d'identification

Cote

PDD

Titre

Division Diplomatie publique / Service d'information / Bureau de l'information et de la presse

Date(s)

  • 1950 - 2003 (Production)

Niveau de description

Sous-fonds

Étendue matérielle et support

Zone du contexte

Nom du producteur

(2003)

Histoire administrative

Le Service d'information de l'OTAN (aussi appelé Division de l'information ou Direction de l'information en fonction de la place occupée dans la structure hiérarchique de l'Organisation à un moment donné) avait principalement pour tâche d'informer l'opinion publique des buts et des réalisations de l'Alliance atlantique. Il aidait les autorités des pays membres à rassembler des données sur les activités et les politiques de l'OTAN et à mettre au point des programmes d'information dans ce contexte, afin que l'information soit communiquée aux organes de diffusion par divers supports de communication. Le Service d'information était en outre chargé de tâches liées aux relations publiques, telles que la coordination et la supervision de tous les arrangements relatifs à la presse pour les réunions du Conseil, l'organisation de visites de groupes au siège de l'OTAN et l'organisation de conférences, de stages spécialisés et de séminaires portant sur des questions en rapport avec l'OTAN. Ce service fournissait un soutien administratif pour l'ensemble des activités, des réunions et des comités de l'OTAN ayant trait à l'information. Le Service d'information de l'OTAN trouve ses origines dans la résolution du Conseil n° 4/7 (D-4/15 Final), du 18 mai 1950, par laquelle le Conseil de l'Atlantique Nord a décidé de « développer et de coordonner l'information de l'opinion publique sur les objectifs du Traité, tout en laissant à chaque pays la responsabilité des programmes nationaux dans ce domaine ». En août 1950, la création de ce service a été approuvée (D-D/17 révisé), une décision qui a été suivie peu après par la nomination d'un directeur de l'information (D-R/20), chargé immédiatement de recruter du personnel (D-D/186) et de définir un mandat pour le Service (D-D/187).Le Service d'information a été divisé au départ en plusieurs sections chargées d'exécuter les principales fonctions lui incombant : Section Relations avec la presse, Section Rédaction, Section Moyens spéciaux de propagande (films, télévision, radio, photographies, expositions) et Section Recherches (ISM(53)30). En 1957, le Service d'information a été restructuré pour devenir la Division de l'information, le but étant qu'il se consacre spécifiquement à des projets à long terme dans le domaine de l'information : relations extérieures et moyens spéciaux ; programmes et publications ; relations avec les pays (la coordination des activités concernant la jeunesse a été ajoutée à ses attributions en 1959). Cette réorganisation a par ailleurs mené à la création d'un service de presse distinct, tout particulièrement chargé des relations avec la presse au quotidien et des activités relatives à la documentation (PO(57)859). Même si la Division de l'information et le Service de presse travaillaient de manière parallèle, ces entités étaient considérées comme des unités distinctes relevant toutes deux du secrétaire général adjoint pour les affaires politiques.La Division de l'information a fait l'objet d'une importante réorganisation interne en 1963, qui a mené à un changement considérable dans la structure de ses activités (BC-D(63)20). La fonction « documentation » du Service de presse et la fonction « affaires culturelles » de la Division Politique (qui englobait le programme OTAN de bourses de recherches et d'études et le programme de chaires pour des professeurs étrangers) ont été transférées à une entité dénommée « Direction de l'information », qui était divisée en deux grandes sections : une section Moyens d'information, chargée des activités de « production », et une section Relations avec le public, chargée des activités de « diffusion ».La grande restructuration du Secrétariat international qui est allée de pair avec le déménagement à Bruxelles, en 1967, a donné lieu à la création d'une division regroupant les affaires politiques, l'information et la presse (PO(67)122). Une réorganisation de la Direction de l'information a suivi en 1969, (BC-D(69)45), ce qui a abouti à une structure composée de trois grandes sections (Section pour la politique de l'information, la recherche et la rédaction, Section pour la production des moyens d'information et Section pour les affaires extérieures et les relations régionales), l'objectif étant de parvenir à une répartition des tâches qui soit plus logique. En 1981, la Direction de l'information s'est vu confier la responsabilité du travail de planification la concernant et de l'administration de son budget (ON(81)58).En 1990, la Direction de l'information a fusionné avec le Service de presse pour donner naissance au Bureau de l'information et de la presse (OIP) (PO(90)93). Ce bureau se composait au départ de deux grands services, à savoir un service Presse et médias et un service Information, lui-même subdivisé en trois sections (Section Planification, édition et budget, Section Productions audiovisuelles et Section Relations extérieures).En 2001, vu l'importance accrue accordée à de nouvelles stratégies d'ouverture, le domaine de compétence de la Section Relations extérieures a été étendu aux programmes du Conseil de partenariat euro-atlantique (CPEA) et du Partenariat pour la paix (PPP). Une place particulière a été faite à la relation bilatérale spéciale entre l'OTAN et la Russie, et au partenariat entre l'OTAN et l'Ukraine, comme en témoigne la création d'un bureau d'information à Kiev (ouvert en mai 1997) et d'un autre à Moscou (ouvert en février 2001).Les réformes intervenues au siège de l'OTAN en 2003 (SG(2003)0429) ont donné lieu à une vaste restructuration du Secrétariat international, dans le cadre de laquelle l'OIP a fusionné avec la Division des affaires scientifiques et de l'environnement pour donner naissance à la Division Diplomatie publique (PDD).

Histoire archivistique

Source immédiate d'acquisition ou de transfert

Zone du contenu et de la structure

Portée et contenu

Le sous-fonds PDD contient des dossiers, des memoranda et de la correspondance externe qui implique l’opération des Comité de l’OTAN sur l’information.

PDD a aussi créé de nombreuse publication pour le publique, notamment des communiqué de presse, des manuels et des publications non-périodiques sur des sujets variées.

Le sous-fonds PDD contient aussi de nombreux documents textuels donnant un aperçu de la grande variété de la production de l'OTAN dans le domaine culturel, qui couvre divers médias (films, télévision, radio, photographies) et diverses activités (événements, expositions, anniversaires, conférences, programmes pour la jeunesse), aux différents stades de leur création (document de travail, proposition, scénario, contrat, reçu).

Les dossiers des archives centrales du Secrétariat international de l'OTAN (NISCA) relatifs aux questions d'information - qui, pour certains, ne comportent pas des « documents OTAN » mais plutôt des originaux, photocopies, extraits de réunion, mémorandums, notes, lettres, coupures de presse et publications périodiques - fournissent des informations diverses et variées qui retracent en détail les débuts du Service d'information et ses activités. Les examens annuels de la production et des programmes concernant l'information méritent une attention particulière.

Évaluation, élimination et calendrier de conservation

Accroissements

Mode de classement

Deux séries, Publications et Communiqué, et deux sous-séries, Manuels et Non périodiques, sont mise en lecture publique sur le site web est composé des deux sous-séries suivantes :
• Publications
• Manuels
• Publications non périodiques
• Communiqué de Presse

Les dossiers du Service d'information ont été classés selon un plan thématique comptant 25 chapitres (26 dans le deuxième plan), chacun de ces chapitres correspondant à des fonctions et à des activités exercées par le Service.

Le premier plan de classement a été en usage de 1952 à 1966 au sein du Bureau d'ordre auxiliaire du Service d'information. Le déménagement à Bruxelles, en 1967, a conduit à l'établissement d'un deuxième plan de classement, reprenant bon nombre des intitulés de chapitres du premier plan et donnant une forme nouvelle à certaines parties de ce plan, afin qu'il soit tenu compte de la mise en place de nouvelles activités et de la cessation de certaines tâches. Après sa création, en 1990, le Bureau de l'information et de la presse a fait sien ce deuxième plan de classement, qui y est resté en usage jusqu'à ce qu'il soit clos officiellement en 2003.

Zone des conditions d'accès et d'utilisation

Conditions d’accès

Les informations OTAN mises en lecture publique sont accessibles pour des travaux de recherche et d'enseignement. Toute utilisation de ces informations à des fins commerciales nécessite l'autorisation écrite de l'Organisation. Il faut faire état de l'accord des Archives de l'OTAN pour toute utilisation de documents à des fins de publication. Les instructions quant à la manière de bien donner les références des informations OTAN mises en lecture publique peuvent être trouvées sur le site web des Archives de l'OTAN (http://www.nato.int/archives).

Conditions de reproduction

Langue des documents

Écriture des documents

Notes sur la langue et l'écriture

La plupart des documents OTAN officiels concernant les questions d'information existent en anglais et en français. Les documents informels/préparatoires et les contributions des pays existent uniquement dans la langue dans laquelle ils ont été rédigés.

Caractéristiques matérielle et contraintes techniques

Instruments de recherche

Zone des sources complémentaires

Existence et lieu de conservation des originaux

Existence et lieu de conservation des copies

Unités de description associées

Descriptions associées

Zone des notes

Note

Le « Service d'information » supporté de nombreuseComités sur l’information, notamment la première réunion internationale du Service de l'information de l'OTAN (AC/1), le Groupe de travail sur la politique d'information (AC/24), la Conférence de l'OTAN sur la politique d'information (AC/87), la Conférence des responsables des services nationaux de l'information (AC/124), le Groupe de travail sur l'information (AC/273) et, surtout, le Comité de l'information et des relations culturelles (renommé plus tard Comité de la diplomatie publique (AC/52)).

Identifiant(s) alternatif(s)

Mots-clés

Mots-clés - Sujets

Mots-clés - Lieux

Mots-clés - Noms

Mots-clés - Genre

Zone du contrôle de la description

Identifiant de la description

Identifiant du service d'archives

NAO

Règles et/ou conventions utilisées

Statut

Niveau de détail

Dates de production, de révision, de suppression

Langue(s)

Écriture(s)

Sources

Zone des entrées