Série AC/4(PP) - Comité de l'infrastructure - Sous-comité des paiements et de l’avancement des travaux de l’infrastructure

Zone d'identification

Cote

AC/4(PP)

Titre

Comité de l'infrastructure - Sous-comité des paiements et de l’avancement des travaux de l’infrastructure

Date(s)

  • 1951 - 1966 (Production)

Niveau de description

Série

Étendue matérielle et support

Zone du contexte

Nom du producteur

(1951-1966)

Histoire administrative

La série chronologique cotée AC/4(PP) contient les documents du Comité de l’infrastructure - Sous-comité des paiements et de l’avancement des travaux de l’infrastructure.En septembre 1951, le problème du partage des coûts de la deuxième tranche d’infrastructure fut temporairement résolu par l’Accordd’Ottawa, conclu par les suppléants du Conseil (voir D-D(51)248).Pour appliquer cet Accord, légèrement modifié par le Comité sur le financement de la deuxième tranche d’infrastructure, un Sous-comité des paiements et de l’avancement des travaux de l’infrastructure a été créé. Son mandat a été défini le 5 décembre 1951 par les suppléants du Conseil (voir D-D(51)290 REV).Le Sous comité devait établir les budgets des programmes approuvés selon certaines modalités (définition des procédures de présentation des estimations trimestrielles des sommes requises par les pays hôtes, examen de l’état d’avancement des programmes, examen et approbation des estimations trimestrielles qui serviraient alors de base au versement des contributions trimestrielles). Le Sous-comité était également chargé de centraliser et d’examiner des rapports trimestriels émanant des commandements et des gouvernements nationaux, qui contenaient des informations relatives au programme d’infrastructure, aux dépenses et à l’état d’avancement des travaux. Il procédait à l’appel de fonds pour les projets d’infrastructure, à l’ouverture des comptes d’infrastructure, à la tenue d’une comptabilité centrale ainsi qu’à la surveillance des versements de fonds d’infrastructure faits à titre d’avance. Le Sous-comité élaborait ensuite des rapports et des recommandations appropriées à l’intention des gouvernements. Enfin, c’est à lui qu’il incombait de définir la procédure de comptabilisation du coût final des projets ainsi que la méthode à suivre pour effectuer les ajustements nécessaires entre les pays. Le Sous-comité avait sous son autorité des groupes de travail tels que le Groupe de travail sur les viabilités, le Sous-comité pour l’examen des rapports financiers ou le Groupe de travail sur les frais généraux et les exonérations fiscales. Il a poursuivi son activité après 1966.

Histoire archivistique

Source immédiate d'acquisition ou de transfert

Zone du contenu et de la structure

Portée et contenu

Les documents de la série chronologique cotée AC/4(PP) sont complémentaires des documents du Comité de l’infrastructure (AC/4). Les sujets abordés sont les mêmes. Cependant, les documents du Sous-comité des paiements et de l’avancement des travaux de l’infrastructure concernent davantage les aspects pratiques des projets :

• aspects financiers : on trouve, en premier lieu, des demandes d’autorisation d’engagement de fonds en vue de la réalisation d’un projet ainsi que les autorisations elles-mêmes, des demandes d’information adressées aux pays hôtes pour obtenir les éléments nécessaires à un remboursement plus rapide des frais ou obtenir des pièces justificatives relatives aux travaux, aux retards ou aux modifications. Le Sous-comité vérifie l’admissibilité au financement des travaux. À partir de 1956, on trouve des listes de travaux don’t l’autorisation fait l’objet de réserves de la part des pays de l’OTAN. On trouve également des demandes de remboursement de frais émanant des pays hôtes. Régulièrement, le Sous-comité fait un récapitulatif des sommes que chaque pays doit recevoir des autres ou leur payer. En outre, il établit un résumé de la situation des engagements pris pour les projets d’infrastructure. Enfin, on répartit les coûts de certains projets entre plusieurs tranches d’infrastructure. Les projets sont donc détaillés. Des rapports sur les frais généraux sont produits. En 1964, un document sur l’apurement des comptes de base de l’OTAN a été élaboré.
Les pays hôtes ainsi que le Grand Quartier général des Puissances alliées en Europe (SHAPE) doivent faire un rapport trimestriel sur les engagements et les dépenses par tranche d’infrastructure. À partir de 1960, ces rapports deviennent semestriels. Les prix sont pris en compte, et le Sous-comité fait plus particulièrement attention à la hausse des prix dans différents pays. Des rapports sur les prix unitaires du matériel nécessaire à l’équipement pour les travaux d’infrastructure ont aussi été rédigés.
Les documents concernent également les accords fiscaux passés avec les États Unis, les contributions en nature de certains pays, le contrôle budgétaire, les travaux de réfection des installations et les conséquences financières des travaux. Dans le but de faire des économies, on étudie les possibilités d’annulation ou d’ajournement de travaux, ainsi que les variations de coûts des travaux, notamment lorsqu’il s’agit de variations à la hausse.
Le Sous-comité élabore des documents résumant les différences entre les dépenses prévues et les dépenses effectives. Les pays émettent des déclarations d’économies faites lors des travaux.

• procédures : d’un point de vue plus théorique, on examine les procédures pour la passation et la révision des contrats d’infrastructure, pour la vérification internationale des comptes de l’infrastructure ou encore pour les modalités de paiement. Les taux de change à appliquer sont également pris en compte. Les normes édictées par le SHAPE peuvent faire l’objet de dérogations. Il faut pour cela suivre des procédures précises et étudier les incidences financières sur les programmes d’infrastructure. En plus des normes qu’il produit, le SHAPE fait part de son approbation des travaux en cours. Le Comité définit également des procédures pour les appels d’offre internationaux, pour les rapports sur
l’état des contributions à verser pour les projets d’infrastructure et pour les procédures d’approbation des dépenses et des rapports financiers trimestriels.
La déclassification progressive des documents est abordée régulièrement.

• travaux : les questions traitées portent le plus souvent sur les aérodromes, les transmissions, les projets POL (pétrole) ainsi que le matériel électronique de communication, l’aide radio à la navigation, les quartiers généraux de guerre, les programmes de conversion, les viabilités, les dépôts de munitions, l’armement (notamment les engins sol/air et sol/sol), les bases navales et les bâtiments. On trouve aussi des rapports
d’activité sur les travaux relatifs aux installations d’entraînement militaires. Le respect de la concurrence internationale dans le cadre des appels d’offres est mentionné, mais les pays peuvent demander des dispenses d’appel d’offres. Les résultats des appels d’offres sont examinés au sein du Sous comité. Les conséquences de la nouvelle doctrine de défense pour les programmes de travaux sont abordées.
Le Sous-comité procède à des examens de la situation des travaux d’infrastructure par type de travail et par pays. Il traite aussi la question du matériel excédentaire.
Des fonds sont par ailleurs engagés pour la réalisation de modifications de sécurité dans les installations, pour la réhabilitation d’anciennes installations ou encore pour la réparation des dommages causés par les travaux. Le Sous-comité évoque la nouvelle doctrine de défense et évalue l’intérêt économique des travaux pour les pays hôtes ainsi que les remboursements au profit des pays. Il ne se limite pas aux questions relatives aux travaux : il traite aussi de la fourniture de matériel (fournitures de bureau, batteries de cuisines, outils etc.).

• main d’œuvre : les documents concernent la rémunération et l’emploi de la main-d’œuvre. L’utilisation de main d’œuvre militaire pour les travaux fait également partie des thèmes abordés. Dans ce domaine, les questions concernant les bureaux (emplacement, location, construction etc.) et le logement occupent une grande place.
Le Comité de l’infrastructure fait souvent appel à des bureaux d’étude ou à des consultants pour qu’ils évaluent ou préparent les travaux. Le Sous-comité examine la question de l’engagement des fonds nécessaires au paiement de leurs honoraires.

Évaluation, élimination et calendrier de conservation

Accroissements

Mode de classement

Les documents sont rassemblés par type - document (D), compte rendu de décisions (DS), rapport d’inspection mixte de réception officielle (FA), note (N), compte rendu/procès-verbal de réunion (R), et document de travail (WP) -, puis par numéro ou bien par année et par numéro.

Zone des conditions d'accès et d'utilisation

Conditions d’accès

Les informations OTAN mises en lecture publique sont accessibles pour des travaux de recherche et d'enseignement. Toute utilisation de ces informations à des fins commerciales nécessite l'autorisation écrite de l'Organisation. Il faut faire état de l'accord des Archives de l'OTAN pour toute utilisation de documents à des fins de publication. Les instructions quant à la manière de bien donner les références des informations OTAN mises en lecture publique peuvent être trouvées sur le site web des Archives de l'OTAN (http://www.nato.int/archives).

Conditions de reproduction

Langue des documents

Écriture des documents

Notes sur la langue et l'écriture

Les documents ont été diffusés dans les deux langues officielles de
l’OTAN (anglais et français).

Caractéristiques matérielle et contraintes techniques

Instruments de recherche

Zone des sources complémentaires

Existence et lieu de conservation des originaux

Existence et lieu de conservation des copies

Unités de description associées

Descriptions associées

Zone des notes

Identifiant(s) alternatif(s)

Mots-clés

Mots-clés - Sujets

Mots-clés - Lieux

Mots-clés - Noms

Mots-clés - Genre

Zone du contrôle de la description

Identifiant de la description

Identifiant du service d'archives

NAO

Règles et/ou conventions utilisées

Statut

Niveau de détail

Dates de production, de révision, de suppression

Langue(s)

Écriture(s)

Sources

Zone des entrées