Notre catalogue utilise la terminologie archivistique fondée sur des normes, que vous ne connaissez peut-être pas. Le présent glossaire donne une définition et une explication de certains des termes et concepts utilisés dans le catalogue. Exemples de termes tirés de l’AtoM (Access to Memory) Glossary :
Point d’accès : nom, terme, mot-clé, phrase ou code permettant de rechercher, de retrouver et de localiser une description archivistique. Dans notre catalogue, nous avons des points d’accès basés sur des sujets, des lieux, des genres et des noms qui peuvent être utilisés pour trouver des descriptions archivistiques connexes, par exemple toutes les descriptions liées aux termes « consultation » ou « défense », ou toutes celles liées au terme « OTAN ». Vous pouvez utiliser la recherche par point d’accès en choisissant « sujet » dans le menu déroulant se trouvant en haut de l’interface et symbolisé par l’icône compas.
Accroissement : entrée complétant une archive existante. La mention « Accroissements prévus » signifie qu’il est probable que des archives seront ajoutées à l’avenir.
Description archivistique : ensemble d’informations concernant un document d’archives ou un document. Ces informations contiennent en général le nom ou le titre du document, la date à laquelle il a été créé et une description de son contenu. Actuellement, le catalogue fait apparaître des « Fonds » (descriptions au niveau d’une collection) pour les collections d’archives de l’OTAN mises en lecture publique. Il s’agit du niveau de description le plus élevé, qui résume le contenu d’un ensemble de documents créés, rassemblés ou utilisés par une personne physique, une famille ou une personne morale. Une recherche simple dans notre catalogue affichera des descriptions archivistiques par défaut, mais vous pouvez aussi faire une recherche par notice d’autorité, par objet numérique ou par sujet.
Notice d’autorité : ensemble d’informations concernant des acteurs - personnes morales, personnes physiques ou familles - qui ont un lien avec les documents d’archives, en général en tant que producteurs ou sujets. Les notices d’autorité contiennent d’importantes informations contextuelles, comme les dates d’existence, l’histoire administrative, la notice bibliographique et les autres formes de nom sous lesquelles l’acteur concerné est connu. Elles indiquent également les liens entre l’acteur et d’autres notices d’autorité ou descriptions archivistiques, ce qui peut être vraiment utile pour les personnes qui effectuent des recherches. Vous pouvez visualiser les principaux éléments des notices d’autorité dans les descriptions archivistiques, ou les ouvrir dans une page séparée en cliquant sur le nom du producteur. Vous pouvez aussi effectuer une recherche par notice d’autorité en choisissant « Notice d’autorité » dans le menu déroulant qui apparaît en haut à gauche dans l’interface.
Conditions d’accès et d’utilisation : partie d’une description archivistique qui donne des informations sur le statut juridique et sur les autres dispositions de toute nature qui limitent l’accès aux documents décrits ou ont des conséquences sur leur accessibilité. Cette partie peut aussi préciser les contraintes techniques qui ont des conséquences en matière d’accès, par exemple lorsque les archives contiennent des bandes et des cassettes vidéo ou des fichiers électroniques.
Date(s) : dans une description archivistique, date à laquelle le document décrit a été créé. Lorsqu’il est fait mention de plus d’une date (par exemple 1949 – 1989), la première date est celle de la création du document le plus ancien, et la deuxième date celle de la création du document le plus récent de la collection ou du fonds. Dans une notice d’autorité, les dates correspondent aux « dates d’existence » d’une personne physique, d’une famille ou d’une personne morale.
Nom du producteur : nom donné dans la description archivistique, qui est celui de la personne physique, de la famille ou de la personne morale qui a créé, rassemblé et/ou conservé les documents décrits en vue de l’exécution d’une activité personnelle ou professionnelle. Dans notre catalogue, les producteurs ont leur propre notice d’autorité, qui fournit des informations contextuelles importantes (voir plus haut « notice d’autorité »). Vous pouvez voir les principaux éléments de la notice d’autorité dans la description archivistique, ou ouvrir la notice dans une page séparée en cliquant sur le nom du producteur.
Référence : code d’identification unique donné à chacune des collections d’archives et indiqué en haut de la description archivistique. Ce code apparaît sur toutes les pièces d’une collection et est suivi d’une série de chiffres ou de lettres. Par exemple le fonds relatif au Conseil de l'Atlantique Nord porte la référence « NAC ».
Il vous sera utile de prendre note de la référence du document qui vous intéresse dans le catalogue. Si vous souhaitez ensuite obtenir des informations supplémentaires sur ce document, veuillez indiquer sa référence lorsque vous nous contactez, ce qui nous permettra de savoir exactement sur quelle partie des archives il porte.
Présentation du contenu : partie de la description archivistique qui résume la portée (périodes dans le temps et zone géographique) et le contenu (format et entrée-matière) du document ou de l’ensemble des documents décrits. Au niveau d’un fonds, il ne s’agit pas d’une liste exhaustive, mais plutôt d’un aperçu général permettant aux utilisateurs de juger de la pertinence de la collection concernée pour leurs travaux de recherche. On trouvera davantage d’informations sur les pièces individuelles à des niveaux inférieurs dans le catalogue.